Si esta publicación contradice en algo al posterior artículo escrito por Carmelo García, rogamos tengan en cuenta a Carmelo como especialista en esta materia.
PREPARACIÓN DE DOCUMENTACIÓN PARA LICITAR A UN CONCURSO
PREPARACIÓN DE DOCUMENTACIÓN PARA LICITAR A UN CONCURSO
1º Los organismos públicos contratan el suministro de bienes, servicios u obras, para hacerlo deben regirse por la LCSP Ley de Contratos del Sector Público, que legisla todo el proceso a seguir.
2º se anuncia el concurso en el BOE, o mediante cualquier otro medio, por ejemplo la plataforma de contratación: http://contrataciondelestado.es/wps/portal/plataforma
3º en el anuncio se informa de las bases del contrato y de donde se pueden obtener los pliegos administrativos y técnicos, normalmente por internet o correo electrónico. En los pliegos vienen los requisitos que deben cumplirse para poder ser adjudicatario del concurso y es preciso hacerlo bien, puesto que la empresa no sólo debe cumplirlos sino demostrarlo.
4º a la documentación se debe acompañar:
ADMINISTRATIVOS: hoja de identificación, identificación del licitador, autorizaciones de la empresa, inscripción en Registros de Licitadores ROLECE, declaración de no estar incurso en prohibición para contratar declaración de estar al corriente de obligaciones tributarias y con la seguridad social, certificado de cumplimiento de obligaciones tributarias, certificado de cumplimiento de las obligaciones con la seguridad social, certificado de existencia de seguro de responsabilidad civil profesional, informe de entidades bancarias, documento acreditativo de haber depositado la garantía provisional, cifra de negocios de los últimos tres años, relación de trabajos realizados durante los últimos cinco años, medios humanos y técnicos a disposición del proyecto.
DOCUMENTACIÓN TÉCNICA
plan de trabajo medidas para asegurar la calidad y las cuestiones que se deriven del pliego técnico.
Esta guía pretende dar unas pautas a las personas que se enfrentan a la tarea de licitar, en el caso de que Ud. ya haya realizado esta tarea alguna vez, posiblemente no le sea de utilidad.
MODO DE PRESENTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
En general, la documentación se presenta en tres “sobres”, aunque siempre hay que hacerlo de la forma en la que se pide en cada concurso: correspondientes a la documentación administrativa, la técnica y la oferta económica.
Cada uno de los sobres debe llevar en el exterior estos datos
- Identificación del sobre (A,B,C; 1,2,3....)
- Título del sobre (documentación administrativa; documentación técnica; oferta económica...).
- Número de expediente: viene en el anuncio del concurso o en sus pliegos
- Objeto del contrato
- Identificación del licitador Nombre, Apellidos y DNI o nombre de empresa y CIF en caso de sociedad indicar además datos de la persona que la representa, y firma original del mismo (y sello si se trata de una empresa). Se recomienda tener especial cuidado con la identidad del o de los licitadores, evitando confundir con nombres comerciales pero sin personalidad jurídica, algo bastante frecuente y que puede dar lugar a adjudicaciones con importantes errores formales que podrían llevar a la anulación del concurso.
- Contenido del sobre, a modo de índice, numerando los documentos incluidos a ser posible. (si lo piden en los pliegos que vaya en el exterior del sobre, si no entonces el índice puede ir dentro del sobre)
- Es conveniente hacer un índice numerado del contenido de la documentación que va en cada sobre, aún cuando aparezca también en el exterior del sobre, el índice debe estar firmado. Esto es útil tanto para la mejor organización de la documentación por parte de la empresa, como para facilitarlo al organismo público que tenga que examinar la documentación.
- Los documentos, deben ser originales o copias autenticadas. Puede hacerse ante notario, o en el registro donde se presente la documentación.
Algunos ayuntamientos compulsan documentación a 1 € la hoja y en algunos (pequeños) lo hacen gratuitamente. En cualquier caso valen los documentos compulsados por cualquier organismo público.
Si se hace la compulsa ante la entidad en que se presenta la documentación, hay que llevar los originales y las fotocopias para que el funcionario lo compruebe y selle y posteriormente poner las copias compulsadas en cada sitio (dentro de cada sobre).
Una copia compulsada no caduca en tanto no lo haga el documento del que es copia. Por tanto, no es mala práctica disponer de una cierta cantidad de compulsas de los documentos básicos de la empresa. Si la empresa ya tiene algún contrato con un organismo público, le será más fácil conseguir que le compulsen alguna documentación.
Algunos documentos ya llevan incorporado el código de verificación segura, con lo cual estos aunque sean fotocopias son válidos como originales (Certificado de estar al corriente del pago de Hacienda, Seguridad Social, impuestos).
Algunos documentos como título de estudios… pueden compulsarse en el mismo órgano que lo ha emitido.
A continuación se enumeran y explican la mayoría de documentos que suelen ser precisos a la hora de concursar, y se aconseja una lectura atenta de los pliegos, así como ir haciendo en paralelo un esquema claro de lo que se pide en cada sobre.
En el caso de UTEs, todos las empresas que se comprometan a constituirla tendrán que presentar sus respectivos certificados y declaraciones completos.
0- ÍNDICE del sobre, firmado y sellado
1- HOJA DE IDENTIFICACIÓN: En algunos concursos se pide, en otros no, pero siempre es bueno incluir como primer documento de este sobre una página con los datos de identificación y contacto, lo más exhaustivos posibles (teléfonos fijo y móviles, fax y correos electrónicos del personal directivo de la empresa, y del personal adjudicado a ese proyecto, si son muchos los que posiblemente se puedan contactar ante una urgencia), nº de expediente, objeto del concurso.
2- IDENTIFICACIÓN DEL LICITADOR: si se trata de una persona física, siempre se exige que se aporte DNI). Si es jurídica (sociedad), escritura de, constitución inscrita en el Registro Mercantil o en el registro que corresponda (cooperativas). En este último caso, como habrá siempre una persona física que firmará en representación de la empresa, se pide también su DNI y copia del poder de representarla.
3- DECLARACIÓN RESPONSABLE DE NO ESTAR INCURSO EN PROHIBICION PARA CONTRATAR es una declaración redactada y firmada por el licitador, en el que declara no estar incurso en ninguna de las causas de inhabilitación para contratar con la Administración y a veces se funde en una sola declaración con la presentada en el punto siguiente, por lo que habrá que leer con atención el pliego de cláusulas administrativas. ¿En qué consiste? En un mero escrito firmado por el licitador en el que declara ser ciertos tales extremos. En otra entrada hay un modelo, pero lo habitual es que cada pliego adjunte en anexo un modelo específico (particularizado a la comunidad autónoma en cuestión). Ahora bien, a veces se indica además que esa declaración sea “otorgada ante notario público u órgano administrativo o entidad profesional competente”. Esto quiere decir que habría que acudir a un notario para levantar un “acta de manifestaciones”, que consiste en firmar el susodicho papel delante del notario, y que éste recoja en un documento que la persona en cuestión afirma lo que se le pide en el pliego.
9- DOCUMENTO ACREDITATIVO DE HABER DEPOSITADO LA GARANTÍA PROVISIONAL su cuantía es siempre un 2% del precio base de licitación (incluyendo IVA), si en los pliegos dice que se dispensa entonces no hay que aportarla. Con este dinero se responde de la responsabilidad en que se incurre si después de presentarse a un concurso y resultar adjudicatario, el contrato no se pudiese celebrar por culpa del licitador; en ese caso, la garantía provisional será incautada, y si no hubiese sido obligatorio prestarla, se exigirá su pago a posteriori. * por nueva legislación la garantía provisional pasa a ser 0 €, salvo casos excepcionales.lo mismo que para el punto anterior. Suele pedirse que se explicite que se está al corriente del pago y de las declaraciones estatales, autonómicas y municipales, si corresponde. Ambos extremos deberán ser acreditados mediante certificaciones en caso de resultar adjudicatarios; en otras ocasiones, en vez de pedir declaración responsable, se pide directamente el certificado, o bien se da esa posibilidad para ganar tiempo más adelante.
Hay varios modos de prestar la garantía, y los básicos son los siguientes, con sus correspondientes variedades:
- Se puede prestar depositando el dinero en metálico en el sitio que corresponda a cada entidad licitadora (Caja General de Depósitos En Madrid, se encuentra en la sede del Ministerio de Hacienda, en la calle de Alcalá 9, Consejería de Hacienda, cuenta corriente...), y allí nos darán un resguardo certificando que se ha depositado. Ese certificado (hay que quedarse con copia) es lo que se aporta en el sobre de licitación. Cuando se resuelva el concurso, si no se es adjudicatario, o bien se devuelve el certificado para presentarlo allí donde se depositó la garantía, o bien se reintegra por transferencia (con cierta demora.
- En lugar de dinero en metálico, se puede comprometer como aval (pignorar) “valores anotados” (acciones) o participaciones en fondos de inversión; quiere decir que la disponibilidad de estas acciones o fondos quedará en suspenso, de modo que no podrán ser vendidos mientras el aval esté activo, y que en caso de ejecutarse la garantía se perderán. La ventaja es que no requiere desembolsos y que el dinero puede seguir produciendo intereses, pero sin embargo queda limitada la liquidez del licitador, que tendrá esos recursos bloqueados mientras dure la prestación de garantía.
- Otra posibilidad es que se pida a un banco un aval en concepto de garantía. Se le debe pasar el modelo de aval bancario, para que lo haga tal cual lo piden, pues en caso contrario podría ser declarado no válido, y ser excluidos de la licitación. Al final, el aval es un documento en el que el banco se compromete a que si se incauta la garantía, aportará el dinero (y luego se lo reclamarán al avalado). Por lo general, los bancos conocen cómo funciona el asunto, y bastaría con informarse en aquél con el que se suela trabajar. Al final, la concesión del aval se parece a la de un crédito, y se debe firmar ante notario. El aval se materializa en un papel que se aportará en el sobre de licitación. Cuando se resuelve el concurso, el papel será devuelto, y al reintegrarlo al banco el aval quedará cancelado, o bien, si se ha resultado adjudicatario, se presentará un aval nuevo por una cuantía del 4% del precio de licitación.
- Los avales tienen habitualmente un coste de periodicidad trimestral, relacionado con el tipo de interés vigente, y la ventaja es que no se desprende uno del dinero, que sigue estando disponible.
- A largo plazo, si se va a concursar habitualmente, lo mejor y más cómodo es abrir una línea de avales con un banco, que viene a ser una preconcesión de aval hasta un límite dado que se pacta con ellos. Sólo habrá que firmar ante notario la constitución inicial de la línea, y a partir de ahí bastará con ponerse en contacto con el banco, pasarle los datos de la licitación concreta y el modelo tipo de que se trate, y en pocos días el aval estará listo, sin necesidad de volver a firmar ante notario. Esta línea valdrá también para las garantías definitivas, simplificando con ello el proceso. La obtención o no de la línea de avales dependerá de la confianza generada en el banco por nuestra situación económica, contratos en vigor, ingresos pasados... y de su relación con el importe pretendido para la línea.
-Hay otra forma por la que cualquier banco da un aval: se abre una cuenta, se deposita allí la cantidad avalada, y contra este depósito, se emite el aval, quedando mientras tanto esa cantidad congelada. Viene a ser igual que la constitución en la Caja General de Depósitos, pero con la ventaja de que mientras que en aquélla el dinero queda sin rendimiento, en ésta es posible pactar el depósito de la cantidad avalada en una cuenta de alta remuneración o en un fondo de renta fija.
4- DECLARACIÓN RESPONSABLE DE ESTAR AL CORRIENTE DEL PAGO Y DE LAS OBLIGACIONES TRIBUTARIAS Y CON LA SEGURIDAD SOCIAL
5- CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS lo normal es que este certificado se presente sólo si se es adjudicatario del contrato (ver el punto anterior). Tiene una validez de seis meses desde el momento de su expedición y se expide con firma digital por lo que sólo hay que aportar fotocopia. Se obtienen en la web de hacienda www.aeat.es telefono 901 33 55 33 se debe pedir a los efectos de contratar con organismos públicos. En el caso de que diga NEGATIVO es que hay deudas o impuestos no presentados por tanto tienen que investigar el problema y solucionarlo hasta tener el certificado POSITIVO, 6- CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CON LA SEGURIDAD SOCIAL Se obtiene en cualquier oficina de la Tesorería General de la Seguridad Social, o bien por teléfono (901 502050), y se tarda del orden de una semana en expedirlos. También se pueden pedir por el sistema RED, que lo suele gestionar la asesoría que te lleve las nóminas. Tiene una validez de 6 meses. Si la empresa no tiene trabajadores dados de alta en la Seguridad social (son todos autónomos) no está de más pedir siempre el certificado ante la Seguridad Social. Hay mesas de contratación que lo exigen, y descalifican a quien no presente ese certificado en caso de haberse pedido (si sólo se ha pedido declaración responsable, no procede, desde luego).
- El estar al corriente del Impuesto de Actividades Económicas se certificará con la presentación de copia compulsada del alta en el Impuesto, y del último recibo, o bien, en su caso, declaración responsable de no estar sujeto a su pago por razón del volumen de facturación anual.
7- CERTIFICADO DE EXISTENCIA DE SEGURO se pide a la compañía de seguros con la que tienes contratada la póliza, es conveniente tener el certificado en lugar de la póliza que tiene más páginas y a veces es más difícil de entender. El certificado debe tener importe asegurado, condiciones, datos del asegurado y fecha de finalización.
8- INFORME DE ENTIDADES BANCARIAS consiste en que un banco con que tengamos relación comercial nos emita un informe en que dice que somos solventes... Hay jurisprudencia suficiente en el sentido de que los bancos no asumen ningún tipo de responsabilidad por emitir estos informes
10- CIFRA DE NEGOCIOS DE LOS ÚLTIMOS TRES AÑOS se trata de aportar una declaración con la relación con las cantidades facturadas por el licitador en esos tres años, sencillamente a través de una tabla, que, salvo que se indique algo en contra o se aporte modelo específico, será realizada libremente por el interesado. Se recomienda indicar importes, clientes, titulos de los trabajos, y alguna característica que demuestre que esos trabajos son parecidos a los que se licita.
El certificado de clasificación empresarial acredita por si solo la solvencia financiera, técnica y profesional de la empresa, pero recomendamos que se respondan una por una las exigencias de cada pliego.
Con respecto a dicho certificado, es exigible para contratos de servicios u obras superiores a 120.000 €, (a fecha 14-3-2011) pero para contratos de duración superior a un año, será exigible aunque no llegue a ese importe el precio de licitación, para obtenerlo hay que preparar un expediente (lo preparamos nosotros (www.infoas.es) que es estudiado por el Ministerio de Economía y Hacienda, a través de la Junta Consultiva, el estudio puede durar entre 15 días y 6 meses siendo el plazo más habitual unos 3 meses, por lo que la empresa que no esté clasificada cuando sea publicado el concurso en el que exijan clasificación poco puede hacer, aunque no todo está perdido.
11.- RELACIÓN DE TRABAJOS REALIZADOS DURANTE LOS ÚLTIMOS CINCO AÑOS ó TRES AÑOS: similar a lo anterior; se debe indicar objeto del trabajo, importe de la obra o servicio, clientes, fases desarrolladas y grado de participación....
12.- MEDIOS HUMANOS Y TÉCNICOS A DISPOSICIÓN DEL PROYECTO: estos parámetros tienen en todo caso que ver con la solvencia técnica, y no se nos deberían pedir indeterminadamente, sino como un umbral superado el cual se nos puede admitir a licitación; se trata de aportar una relación de PERSONAL que tiene la empresa a su disposición, su titulación o especialización o simplemente su experiencia, y MAQUINARIA necesarias para desarrollar los trabajos del concurso (vehículos, maquinaria de obra pública) equipos informáticos. Se puede acreditar mediante facturas o cualquier otro documento por ejemplo los vehículos por su documentación de tráfico. No viene mal añadir fotografías de los bienes, incluso del grupo de personal de la empresa (si se tienen) la imagen tiene mucho poder.
DOCUMENTACIÓN TÉCNICA Consiste en los documentos necesarios para explicar la propuesta técnica (anteproyecto, croquis...) con que se da solución al problema planteado en el concurso. A veces se pide adjuntar con la propuesta técnica los documentos para acreditar la solvencia técnica y financiera; otras, esta propuesta técnica irá en sobre aparte, y sobre su modo de presentación se dan en cada pliego instrucciones; breves memorias explicativas. Salvo que se pida explícitamente lo contrario, es buena práctica separar claramente los contenidos de esta propuesta, bien en una carpetilla, bien encuadernándolos en un volumen único claramente distinguible del resto de documentos que pueda haber en el sobre. Como ya se ha indicado, se recomienda empezar con una hoja que recoja y numere en un índice los documentos insertados en el sobre.
13.- PLAN DE TRABAJO: en el caso de que el tipo de contrato sea factible de ser organizado de varias maneras.
14.- MEDIDAS PARA ASEGURAR LA CALIDAD: aunque la empresa no tenga la ISO puede establecer pasos o procesos para asegurar la calidad de los procesos. En resumen, se trata de explicar cómo vamos a tratar de asegurar la calidad. Cada cual deberá prepararse un documento basado en su propia experiencia, en torno a posibles ideas como: reuniones de coordinación, nombramiento de responsables de proyecto, controles mutuos, fichas de autochequeo.
OFERTA ECONÓMICA Consiste en una declaración en que el licitador, debidamente identificado, declare conocer la licitación de referencia así como sus condiciones, y se comprometa a llevar a cabo los trabajos licitados por una determinada cantidad de dinero. La cantidad ofertada incluirá el IVA (o impuesto equivalente para las Islas Canarias, Ceuta y Melilla), y será una cifra cierta, es decir, expresada en una cantidad numérica de euros, y no en porcentajes respecto a ningún parámetro (salvo casos especiales, poco frecuentes). Se incluye en anexos un modelo tipo pero en los pliegos viene el suyo propio.
RECOMENDACIONES GENERALES Una vez que un empresario participe en unas pocas licitaciones, se dará cuenta de que todo viene a ser lo mismo, y con variaciones de formato en documentos y declaraciones según lo que se pida. Caben una serie de consejos que ayudarán a enfrentarse con una licitación pública:
- Aunque hay trabajos que se pueden presupuestar simplemente con los datos que aparecen en los pliegos es ALTAMENTE recomendable contactar con las personas que, para información vienen en los pliegos o anuncio del concurso, y hacer las preguntas que sean necesarias, incluso pedir nombres de otros funcionarios con los que se debe hablar para conocer los datos que éstos no te puedan facilitar.
- También visitar las instalaciones objeto del concurso para conocerlas y en base a ello poder presupuestar de forma acertada. Esta visita es importante también porque se proyecta hacia el organismo la imagen de la empresa y su credibilidad.
- En el caso de que la empresa vaya a presentarse a contratos de plazo superior a un año, o de importes superiores o incluso cercanos a los 120.000 € debe tener el certificado de clasificación empresarial, se lo gestionamos nosotros. www.infoas.es
- Es recomendable darse de alta en el ROLECE (lo gestionamos en http://www.infoas.es/ ) o tener preparada una carpeta con todos los documentos tipo debidamente actualizados: varias copias de las autorizaciones o inscripciones en registros, del DNI, CIF y del alta en el IAE compulsadas, y certificados de Hacienda, Seguridad Social que tienen una validez de 6 meses, escrituras, compañía aseguradora. Merece la pena dedicar una mañana cada seis meses a reponer todos los certificados, aunque en ese preciso momento no sean imprescindibles.
- También es una buena práctica acostumbrarse a pedir certificados de los trabajos que hagamos, sobre la marcha, y no esperar a que hagan falta para una licitación.
- Tener en el ordenador una carpeta actualizada con los documentos tipo que nos piden en cada caso, referidos a la actividad de la empresa: una lista completa de trabajos, con sus fechas, y un currículo gráfico, a ser posible según un esquema de fichas sueltas fácilmente actualizable o modificable, también fotografías de instalaciones, maquinaria, equipo humano.
- Ir poco a poco elaborando memorias relativas a los trabajos, modos de realizarlos, de organizarlos, de comprobar la calidad….de modo que cada nueva licitación sea la oportunidad para mejorar un poco lo existente.
- Tantear la opción de abrir una línea de avales, por ser el mecanismo más cómodo de hacer frente a las garantías.
- Realizar un cálculo de los costes de la empresa, personal y maquinaria de modo que se pueda conocer hasta donde se pueda bajar el precio en la oferta.
- Finalmente, sólo queda recordar que toda la documentación administrativa aportada a un concurso nos debe ser devuelta, así que si no se hace de oficio, habrá que solicitarlo tan pronto como se tenga noticia del fallo del concurso en cuestión (del cual debemos recibir notificación aún cuando no seamos los adjudicatarios).
Maribel Cruz infoas@infoas.es Tel: 91 446 25 21
