COMO PREPARAR UN CONCURSO PÚBLICO
Por Carmelo García.
INTRODUCCIÓN
Alguna vez te has preguntado: ¿Qué hay que hacer para participar en un concurso público y ganar un contrato con el Estado?
Y si ya habéis licitado y te has sorprendido de que la puntuación obtenida sea muy baja en relación con la que han obtenido otras empresas licitadoras, habrás pensado “que no hemos entendido bien lo que querían que aportásemos”, o que hay otros muchos más baratos, o… que ya se sabe ¡Seguro que estaría amañado!
¡Dios nos libre de los amaños ajenos!, pero a pesar de que, como las bruxas, haberlos… hailos, la verdad es que si viésemos el expediente del ganador, seguramente nos aclararía muchas dudas sobre la calidad de nuestra oferta.
Yo puedo decir que he ganado muchos concursos, tantos que quizá lleguen al 15 % de los que he participado, lo que me da un ranking excelente y me promete que seguiré perdiendo el 85% de los que preparo. Aquí y a petición de Maribel Cruz, que me ha ayudado bastante en mis aciertos, voy a daros algunos consejillos para novatos, para que mejoréis vuestras posibilidades, sobre todo si no habéis conseguido línea directa con el “bruxa buena (para alguno) y su escoba mágica”,
En este artículo no voy a profundizar en los concursos que por su complejidad o especialización afectan a obras o servicios poco comunes. Esos van destinados a empresas con un departamento de concursos y subastas que no necesita mis consejitos. Voy a procurar que sirva de manual práctico.
Deberemos descargarnos del B.O.E. y tener siempre a mano la LEY 30/2007 de 30 de octubre DE CONTRATOS DEL SECTOR PÚBLICO (en adelante L.C.S.P.) y el R.D. 817/2009 que es el primer desarrollo publicado sobre la misma.
1. TIPOS DE CONTRATO Y PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN
¿A qué queremos presentarnos?
Lo primero de todo es saber distinguir los concursos, La preparación difiere mucho según estos dos parámetros básicos: Por el tipo de contrato y por el procedimiento de adjudicación. Y aquí no hay más remedio que citar la Ley
Según el Art. 5 de la L.C.S.P. la calificación de los contratos es la siguiente:
Contratos de obras, concesión de obras públicas, gestión de servicios públicos, suministro, servicios y de colaboración entre el sector público y el sector privado que celebren los entes, organismos y entidades pertenecientes al sector público
Los más comunes son tres: Suministros, Obras y Servicios.
Y según el Art. 122 de la L.C.S.P. dice: sobre los procedimientos de adjudicación:
La adjudicación se realizará, ordinariamente, utilizando el procedimiento abierto o el procedimiento restringido. En los supuestos enumerados en los artículos 154 a 159, ambos inclusive, podrá seguirse el procedimiento negociado, y en los casos previstos en el artículo 164 podrá recurrirse al diálogo competitivo.
Los contratos menores podrán adjudicarse directamente a cualquier empresario con capacidad de obrar y que cuente con la habilitación profesional necesaria para realizar la prestación, cumpliendo con las normas establecidas en el artículo 95.
Se consideran contratos menores los contratos de importe inferior a 50.000 euros, cuando se trate de contratos de obras, o a 18.000 euros, cuando se trate de otros contratos, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 190 en relación con las obras, servicios y suministros centralizados en el ámbito estatal.
2. ¿COMO NOS ENTERAMOS DE LA CONVOCATORIA?
Este es un punto importante. Si se trata de un concurso esperado deberemos estar pendientes de su publicación en el DOUE (Diario Oficial de la Unión Europea) BOE (Boletín Oficial del Estado) o en los diarios de la comunidades o municipales, ya que saldrá con un plazo limitado. Y si conocemos el organismo convocante, el Perfil del Licitador de su página web y la Plataforma de Contratación del Estado, donde se recogen todas las publicaciones de los organismos del Estado, nos facilitarán los pliegos de condiciones y toda la información complementaria para preparar nuestra oferta.
Pero si se trata de localizar oportunidades de negocio, entonces es muy conveniente suscribirse a una de las empresas que diariamente otean todas las publicaciones y nos ofrecen el resumen de lo que nos interesa, bien por localizaciones o bien por actividades. La más conocida es “Subastas y Concursos”.
3. ESTUDIO PREVIO
En primer lugar debemos leer los pliegos de condiciones tanto administrativos como técnicos en los que nos van a informar de las exigencias mínimas para ser admitidos en el concurso y las posibilidades de puntuación que podemos conseguir.
Revisaremos las exigencias de solvencia, Clasificaciones de Contratistas del Estado, seguro de R.C. plazos de ejecución, medios materiales y personales obligatorios, fianzas, etc. hasta llegar a los Criterios de Adjudicación. Cuándo hay un solo criterio (necesariamente el precio) el concurso se convierte en una clásica subasta, pero hoy suelen ser varios los criterios de adjudicación, y normalmente estarán divididos en dos apartados:
1. Criterios valorables en cifras o porcentajes: Se refiere a aquellos en los que las ofertas podrán puntuarse de forma “matemática”, y cuya principal partida, y muchas veces la única es el precio. La puntuación se establece mediante la aplicación de una fórmula anticipada en el pliego.
2. Criterios NO valorables en cifras o porcentajes: Aquí están los criterios de evaluación subjetivos en los que los técnicos que revisen las ofertas tienen la oportunidad de valorar desde su punto de vista profesional la calidad de las ofertas, las garantías que ofrece el licitador o las mejoras incluidas. Normalmente se establecen varios subcriterios con especificación de los puntos máximos a cada uno de ellos y los criterios a valorar para las puntuaciones.
El reparto de los puntos entre los dos criterios básicos es bastante esclarecedor de las intenciones del organismo convocante con respecto al peso que el precio tendrá en la adjudicación. No hace mucho tiempo solía ser habitual repartir los puntos entre los dos criterios básicos al 50, si bien esta tendencia está variando (¡La crisis!) al 60-40, 70-30 e incluso 80-20, siempre primando los criterios de precio.
Haciendo un pequeño simulacro de todo lo recogido en la revisión de los pliegos, tendremos:
I. En primer lugar, el cumplimiento de nuestra empresa de las condiciones obligatorias, tanto administrativas como técnicas.
II. En segundo lugar las posibilidades de encajar nuestros precios de coste en los criterios valorables en cifras o porcentajes,
III. Y por último las condiciones para puntuar en cada uno de los subcriterios establecidos NO valorables. Un cero en alguno de los apartados es un “K.O. técnico”.
Este es el punto de “no retorno”. Si cumplimos las condiciones exigibles y entendemos que la memoria técnica que podemos preparar obtendrá alguna puntuación en los criterios NO valorables, podremos comenzar a preparar nuestra oferta.
Si el simulacro no nos sonríe, es mejor desistir que hacer un trabajo costoso y especializado para terminar frustrado y pensando en las “bruxas”. Tan solo las grandes empresas, “normalmente pertenecientes a grupos de las constructoras” que tienen un departamento especializado, pueden permitirse “disparar a todo lo que se mueve” porque cuentan además con unas generosas posibilidades de “baja” en el precio de la oferta, ya que su objetivo principal no suele ser el beneficio del contrato licitado, si no otros intereses colaterales que le hacen interesante para ellos. Aunque después intentarán “exprimir” a los subcontratistas.
Y si el problema que nos impide licitar es la falta de documentos obligatorios, casi siempre relacionados con la clasificación de contratistas, debemos recurrir a un experto (INFOAS lo es) para que vea qué posibilidades hay de resolver el problema, bien recurriendo el pliego, subcontratando parcialmente o buscando socios para crear una UTE (Unión Temporal de Empresas); y desde luego, poniéndonos en marcha para que en la próxima ocasión el excluido sea otro.
4. SI, PODEMOS
Pues sí. Con el estudio previo positivo, ya podemos ponernos a trabajar en la preparación de la oferta. Normalmente deberemos repartirnos el trabajo: Cada departamento, un sobre.
El pliego administrativo establece cómo debe presentarse la oferta (suele haber un anexo con un resumen, ya que el pliego recoge gran cantidad de información general en parte no aplicable a nuestra oferta en particular). Lo habitual será entregar nuestra oferta en tres sobres: A, B, y C. con el siguiente reparto:
El sobre A (ó 1) contendrá la documentación administrativa.
El sobre B (2) incluirá la documentación técnica.
Y en el sobre C (3) pondremos la oferta económica.
Todos los sobres llevarán visible en su exterior:
- El título del concurso y número de expediente.
- La identificación de la empresa licitadora: Nº C.I.F., domicilio, teléfono, fax y correo.
- Y la identificación del apoderado: Nombre, Nº DNI, y firma original.
- Todos los sobres se entregarán cerrados, y algunos siguen diciendo que lacrados, pero yo ya he dejado de hacerles caso.
Por todo ello, lo ideal es personalizarlos mediante una etiqueta adhesiva en tamaño DIN-A4, que nos permitirá diseñar el contenido en la pantalla del ordenador copiarlo directamente en el sobre.
El contenido de cada sobre debe ir encuadernado y comenzar con un índice de la documentación que contiene. Los índices, además de ser obligatorio, nos servirán para copiar directamente del pliego todos los documentos solicitados, que ya hemos comprobado que disponemos, y evitar que se nos olvide alguno.
El sobre A
Las escrituras de constitución, adaptación, cambios en el capital, domicilio, etc. así como los poderes notariales del firmante de toda la documentación aportada (poderes que deben estar bastanteados por un letrado del organismo, cuando así lo especifica el pliego y que equivale al pago de una tasa recaudatoria, sobre todo en los ayuntamientos), hay que entregarlas en copias auténticas (notariales) o pasar varios días antes por el organismo para que compulsen las fotocopias con los originales.
Y lo mismo haremos para compulsar las clasificaciones de contratistas, altas en Industria, pólizas de seguro, y otros documentos que hayan sido incluidos como obligatorios.
Los certificados, y declaraciones, serán siempre originales, firmados por el apoderado, y con el texto copiado de los modelos que adjuntan como anexos. Debemos tener preparados los certificados de estar al corriente de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social ya que aunque nos valga para la presentación con la declaración firmada de estar al corriente, en caso de adjudicación hay que presentarlos en cinco días. Estos certificados se consiguen fácilmente mediante sistemas telemáticos y tienen una duración de 6 meses.
Y si no nos cabe en el índice, pondremos en hoja independiente, los datos propios para que nos hagan llegar cualquier notificación. Donde estemos seguros que va a funcionar el fax, correo, teléfono, contestador, etc. por si nos requirieran para cualquier subsanación, a veces con muy poco tiempo y si no nos enteramos, seremos excluidos sin remedio.
Durante mucho tiempo han existido Registros de Licitadores en ministerios, comunidades autónomas o ayuntamientos en los que se han podido entregar los documentos necesarios para los concurso de sus organismos, una sola vez, sirviéndote en adelante para todas las convocatorias del organismo. Con el certificado que relata todos los documentos depositados se evita el tener que entregar copia de esos documentos. Ahora tenemos el ROLECE, (Registro Oficial de Licitadores de Empresas Clasificadas del Estado) que nos sirve para depositar todos los documentos mencionados y con su certificado recibido podremos presentarnos en cualquier Organismo Público de España sin necesidad de volver a aportar estos documentos.
Por último, y si nos lo piden, tendremos que adjuntar el resguardo de haber depositado la fianza provisional. (La nueva Ley permite no solicitar esta fianza, que no deja de ser un engorro para los organismos, además de un gasto considerable para todos los licitadores sin ningún sentido práctico). Ni siquiera vale para el adjudicatario, que tendrá que sustituirla por la definitiva, con otros importes y contenidos. Es importante conocer que los Certificados de Caución son tan válidos como los avales, y suelen ser bastante menos costosos.
El sobre B
El índice de este sobre no es tan estricto como el del sobre A. Aquí podemos utilizar nuestra creatividad, sin embargo es muy recomendable copiar, tanto en orden como en enunciado, las condiciones que se solicitan en el pliego técnico.
Debemos empezar por los criterios NO valorables que establezca el pliego técnico, y desarrollar cada uno de los apartados, teniendo en cuenta los datos que nos solicita para la valoración de cada uno de ellos. Es muy importante disponer de un certificado de haber visitado las instalaciones cuando esto sea viable, (en mantenimientos suele exigir el conocimiento de las instalaciones, y establece una visita obligatoria para todos los licitadores y no hacerlo es excluyente, por lo que hay que llamar en los primeros días para conocer si hay visita conjunta en fecha fija). Un pequeño reportaje fotográfico con comentarios, suele tener buen efecto sobre el evaluador, pero sobre todo debe servirnos para conocer el grado de conformidad del cliente con la situación actual, y las necesidades que esperan cubrir con las adquisiciones o servicios del contrato en licitación.
Desde luego en este sobre se vuelca toda la eficacia comercial del vendedor. Debemos conocer qué esperan que se les ofrezca en cada apartado a valorar y explicarles cómo vamos a realizar nuestro trabajo, especificando con documentación, los medios humanos y materiales que vamos a destinar, tanto de la empresa, como subcontrataciones, apoyos de fabricantes, servicios técnicos, etc.
La clave es la seguridad. Todo aquello que al evaluador le transmita seguridad en el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el pliego será muy bien valorado, y una de las mejores bazas será disponer de certificados positivos de haber ejecutado obras similares. Si son en el mismo organismo, aunque no sean similares, también valen.
Debemos presentarle a los técnicos que van a ejecutar los trabajos, adjuntándoles su currículo técnico con sus titulaciones, carnés profesionales, años de antigüedad y obras o servicios en los que han participado.
No olvidemos aquellos certificados de ISO de que dispongamos, los nombramientos de Servicio Técnico Oficial, y los de adhesión a Organizaciones Empresariales, nombramientos para puestos en directivas en asociaciones, distinciones recibidas por la Sociedad o empleados, y también los certificados de asistencia de nuestro personal a reuniones, congresos o conferencias sobre temas relacionados.
Es muy importante incluir alguna mejora sobre lo establecido en el pliego técnico aunque no sea obligatoria. Las horas de personal técnico libres de cargo son muy apreciadas y si damos con una necesidad no satisfecha tendrá su peso en oro en la puntuación técnica.
Y he dejado para el final un punto que es de los más importantes: Los tiempos. Una planificación de las operaciones, suministros en hitos en diagrama de Gantt resulta sumamente eficaz y convincente.
La oferta debe completarse con documentación comercial de la empresa que vuelva a crear la sensación de confianza. Como todo esto puede ser voluminoso el utilizar una caja adecuada, será bien recibido.
El sobre C
Este es más simple. Tan solo llevará la oferta económica, eso sí respetando el modelo que se incluya en el pliego administrativo. Mucho cuidado en la cifra. Poner siempre el importe sin IVA, el importe del IVA y el TOTAL, y repetir éste escrito en letra.
Y comprobar que no piden detalles añadidos (reparto por edificios, u ofertas adicionales evaluables en fórmulas, que siempre debe especificar que se incluyan en este sobre).
El precio suele el criterio de mayor peso en las adjudicaciones. Toda la información que obtengamos y nos ayude a acertar en nuestra oferta será bienvenida. Me refiero a cómo se adjudico el anterior contrato similar, que empresas acudieron, como fue la apertura, etc.
Desde luego que mi recomendación es que se haga un exhaustivo estudio de todos los costes directamente repercutibles al contrato pretendido, incluyendo además todos los indirectos que puedan generar, tales como incremento de gastos generales, e incluso costes financieros etc.
Pero también que se recojan los precios reales en las contrataciones, tanto del personal, con posibles subvenciones, costes absorbidos por personal con escasa ocupación, ahorros de escala, rápeles, etc. y sin olvidar las posibles facturaciones adicionales, ampliaciones, etc. que previsiblemente se vayan a producir.
Una buena seguridad en los costes, con ofertas específicas de proveedores y subcontratistas, nos dará las garantías necesarias para asegurar los márgenes. La simplificación de añadir un margen único sobre el total de costes suele traer malas consecuencias.
Si nosotros hacemos las ofertas a un único margen sobre costes, la subcontratación, que ya ha cargado su margen, nos colocará fuera del mercado en cuanto haya alguien compitiendo con costes directos.
Y por último un buen estudio de costes debe tender a eliminar esa partida final de Imprevistos, que es responsable de la pérdida de buena parte de los contratos “previstos”.
5. CONCLUSIÓN:
Espero que estos consejillos os sean útiles y sobre todo prácticos. Si conseguís algún contrato después de leer estas líneas, decírmelo para pediros la comisión comercial correspondiente, que en este caso será un “cafelito” en buena compañía.
No desesperéis si no obtenéis los resultados a la primera. Hace unos años, en el sector que yo más he trabajado, cada concurso recibía una media de 8 licitadores. Ahora la media es de 25. ¡Y eso que dicen que las AA.PP. no pagan!, que es verdad que pagan tarde, pero entre preparar concursos públicos y concursos de acreedores privados, mejor los públicos.
Y desde luego que una buena preparación de la documentación para concursos, es aprovechable para la mejora en la presentación de todo tipo de ofertas. La forma de preparar las ofertas técnicas del sobre B y los estudios de coste del sobre A, tienen muchos puntos en común con las ofertas a clientes privados, además de que las contrataciones a través de programas informáticos de diálogos competitivos ya están por todas partes.
Finalmente solo queda lo del reparto de suerte, competir lealmente y convencernos que las bruxas no existen… ¿NO?
Y si necesitáis más ayuda y os fiais de alguien que pierde el 85% de sus intentos, podéis escribirme a:
garciacarmelo@telefonica.net TEL: 607 484 616 ó Maribel Cruz 91 446 25 21 infoas@infoas.es
Carmelo Garcia
